管理資料作成
業務支援ツール

Excel管理資料作成にかける時間を
80%削減！

建築物の空気調和設備、給排水衛生設備、電気設備及び内装工事を中心とした建築工事、そしてリニューアル工事など、設備を中心としつつ、設備を取巻く幅広いフィールドに対応する同社。

そんな同社において、会社の売上や利益を試算する部門の一つが生産企画部です。

同部門では毎月経営企画室より支店毎に集計された作業所情報をデータベース形式で受取り、それを基に月次の試算情報を表及びグラフ形式で抽出した管理資料を作成しています。

この管理資料作成にかかる時間を短縮するため、2019年にExcelの管理資料を自動で作成する『業務支援ツール』を開発導入しました。

今回、同社の中でも『業務支援ツール』をご使用されている生産企画部の高橋氏にお話を伺いました。

以前は毎月第2週目に提出される作業所情報より、生産企画部作成の試算情報に必要な数字を抽出して数式・関数・マクロを駆使して試算表を作成していました。

通常、管理資料の作成は1週間ほど掛かりますが、たまに条件による集計方法の違いやその他問題により数値に差異が生じた場合は集計元まで紐解き、確認・照合・修正が必要になりました。

この試算表作成の月次ルーチン業務から入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいとの思いから、当時設備見積システムや実行予算支援システムでお世話になっていた協栄産業さんに相談し、自動作成ツール『業務支援ツール』の開発をお願いしました。

導入前は作成に1週間、数値の差異などで確認が生じたときは1週間+αの時間と労力が必要でしたが、現在は『業務支援ツール』ワンクリックで作成できます。

試算表関連資料の作成が『業務支援ツール』ワンクリックで作成できるとはいえ、参照元の数値確認やグラフの表現整列など多少の手作業は必要ですがそれでも作成時間は以前に比べ大幅に短縮しました。

おかげで資料確認に十分な時間を配分できて資料精度が向上し、月次ルーチン業務が安定したことで提出日時が確約できるなど非常に助かっております。

『業務支援ツール』で出力している支店別の業績管理表をより有効に活用できる資料にするため、営業企画管理部からの物件情報を取り込もうと考えています。

営業企画部の情報を入れることで今ある資料を濃密なデータにしたいと考えています。

あとは、半期に1回作成する社内目標データ作成も『業務支援ツール』を起点にオートマチックで資料作成できるようにしたいと思っています。

・入力情報は社内サーバー所定の場所に配置することでシステムから自動参照

・手作業の自動化により、入力情報の差し替え手戻り時間の減

・様々な報告資料作成手順をシステム化したことにより簡単に報告資料の作成が可能

1.他システムからの出カデータや手入力運用されているExcelファイル等、入力情報として必要なファイルの収集

2.手作業にて、管理資料の出力に必要なデータを各入力情報から抽出・集計を行い整形して中間データの作成

3.出カファイルのレイアウトに合わせて中間データを転記し報告資料を作成

1.入力情報は所定のフオルダに配置

2.業務支援ツールで出力したい管理資料を選択

3.自動で入力情報を読み、抽出・集計を行い管理表を出力