サッポログループマネジメント株式会社

サッポログループマネジメント株式会社様

グループ内のFAX送信ニーズに、きめ細かく対応。

サッポログループ全体の経理、人事、調達、物流、総務、ITといった共通機能を担い、構造改革やコスト改革を企画・策定し、グループの成長に貢献していくという大きな役割を果たす同社。その多岐にわたる業務を円滑に進めるための通信手段のなかで、オンライン全盛の現代においても、まだまだFAXは必要不可欠な存在です。

そんな中、コスト削減や業務品質の向上などを掲げて、FAXクラウド送信サービス『FACE』を導入したのが2015年。果たして、どれほどの効果があったのでしょうか。

今後、グループ全体で、FAX送信サービスの集約を図ろうとする同社より、グループIT統括部、シニアマネージャーの佐々木氏、マネージャーの五月女氏、イノベーションエキスパートの布施川氏にお話を伺いました。

グループ全体で運用する共通基盤を構築することで、コスト削減を。
ーー『FACE』の導入に至った背景を教えてください。
導入以前は、FAX送信する仕組みを、業務ごとに4つの異なったサービスを利用していた。
その中で、物流システムの受注確認書のFAX送信機能は、枚数が多く、すでに導入から10年以上経過しており、今となっては他のサービスと比べてコスト負担が大きかったことから、サービス見直しの検討をすすめることにした。
更に、物流以外の業務では、グループウェアの一機能でFAX送信を行なっているが、老朽化によりインフラの可用性が下がっており、課題を抱えていた。

これら課題をあわせて解決していくため、複数のサービスを、グループ共通のFAX基盤として統合、強化していくものを探すことになった。
ーー月にどれくらいの数のFAXを送っていますか？
月間25,000枚程度。
メールやEDIのニーズが高まっていく一方で、現場では日々大量のFAX送受信は続いており、FAXサービスが止まったときの影響は大きい。

今までにも「FAX機能を、メールやWebなどの違う仕組みに置き換えられないか」といった相談は行なってきたが、「取引先様のニーズや各々の事情を踏まえると、FAXで行ないたい」という要望があり、改めてFAX業務の重要性を認識した。
ーー業務ごとに複数のFAXサービスを使っていたようですが、どのように検討して、導入していったのですか？
業務個別にサービスを評価検討し、導入してきたため、グループ共通で考えられてこなかった。
サービス統合の可能性を検討する中で、現状分析したところ、どれも特殊な機能は使っておらず、一方で、単価や課金方法などはまちまちであった。
ーーグループ全体を見た上で、共通基盤を構築し、コストの改善を図ったということですね。導入を検討する中で、当社を選んでいただいたポイントはどこですか？
まずは、コスト面。
もう一つは、グループ共通基盤として、段階的に各社事情にあわせながら切り替えていくためには、クラウド方式が有効であった。
複雑に構築されたシステムを、無理なく切り替えるために。
ーー運用開始までに苦労されたところは、どういった部分ですか？
システムを切り替える上で、取引先様に影響がないことが必須であった。
しかし、FAXの特性上、テスト・検証が上手く行なえているかの判断が難しかった。すべての取引先様とテストすることは難しいため、あらかじめリスクシナリオを想定し、協栄産業さんからテスト計画を支援いただきながら、十分にテスト・検証を行った結果、取引先様からのご指摘もなく、切り替えることができた。

また、送信エラーが発生した際には、我々の回線が問題か、先方の回線・FAX機か、協栄産業さんの『FACE』か、その他のインフラか……等、問題の特定に今まで以上に苦慮することが危惧された。
しかし、協栄産業さんからの調査切り分け方法の提示、ログの傾向分析、手厚いサポートにより、以前のサービスに比べて送信エラー件数を少なくすることができた。
ーー前サービスからの切り替えに際して、現場から不安の声はありませんでしたか？
実際の切り替えに当たっては、現場への説明を行ない、切り替えの主旨・導入効果の理解を促し、リスクヘッジとして手作業でのオペレーション回避策も協議し、理解を得る形で進めた。

また、物流システムと『FACE』で連携するデータの一部改修と、既存の宛先から社内のSFTPサーバへの連携先変更で済んだことから、周辺システムへの影響も少なく、切り替えに伴う改修負担も想定以上に抑えられることができた。

運用開始後、現場の状況を確認したが、問い合わせは大幅に削減され、運用上も問題ないという意見をいただいており、安定稼働している。
これからも強みを活かした提案に期待。
ーー「安定稼働」という言葉をいただいて、とてもうれしく思います。
実際『FACE』を導入して、どれくらいのコストが削減できているのでしょうか。

時間で３割のコスト削減を見込んでいる。
送信エラーの件数も減り、取引先様からの問合せも減ったことで、効果は出ている。
これから、他のサービスからの切り替え、新たにグループ各社に展開する際にも、自信を持って推薦できると考えている。
ーーでは最後に、今後に向けて我々に対する要望などはありますでしょうか。
送信結果をWebで参照できる機能に期待したい。今回は、物流システム側で既に同様の機能があったためニーズはなかったが、他業務の切り替えにおいては必要となる。但し、セキュリティ面や、ログインユーザーのアクセス制御など、機能評価を行ないたい。

協栄産業さんには、『FACE』採用の前から、サッポロビール社とポッカサッポロフード＆ビバレッジ社にオンプレミス型のFAX受注支援システムでお世話になっていた。サッポロの業務を更に知ってもらえたので、今後も強みを活かした提案を期待している。
ーー承知しました。ありがとうございます。弊社では物流業務のシステムも展開しておりますので、今後ご提案させて頂ければと思います。
東京都渋谷区恵比寿4丁目20番3　恵比寿ガーデンプレイスタワー37階
http://www.sapporoholdings.jp/company/group/sgm/

＜設　　立＞　　2008年1月
＜事業内容＞　　グループコーポレート機能およびサッポログループ共通業務

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